¿Qué es Excel?
Excel es un
programa que es parte del paquete de Microsoft Office. Este programa es capaz
de crear y editar hojas de cálculo que son guardadas en archivos con extensión
.XLS.
Sus usos generales
incluyen cálculos de celdas, tablas dinámicas y varias herramientas de
gráficos.
¿Para qué sirve Excel?
Excel se utiliza
principalmente en cualquier actividad relacionada con finanzas, aunque no se
limita solamente a esto ya que literalmente puede tener usos ilimitados.
La capacidad para crear
hojas de cálculo nuevas donde los usuarios pueden definir fórmulas
personalizadas para calcular cualquier cosa, desde una simple previsión
trimestral a un informe anual completo de la empresa, hace que el programa
Excel sea bastante atractivo.
Excel también se usa amplia-mente para la organización y seguimiento de información común como una
lista de ventas, informes de estado de un proyecto, listas de contacto,
actividades de facturación, creación de Macros Excel, entre otros.
Por último, Excel es una
herramienta útil para el análisis estadístico y científico con grandes
conjuntos de datos. Las fórmulas estadísticas de Excel y capacidad de crear
gráficos pueden ayudar a realizar investigaciones de análisis de varianza,
pruebas del gráfico de datos complejos.
Como podrás ver, los
usos que se le pueden dar al programa Excel son muchísimos.
Definición de Renglones, Columnas, Celdas
Cuando se ve la pantalla
de Excel (ver la imagen mostrada abajo), uno puede apreciar una especie de
tabla rectangular o cuadrícula de renglones y columnas.
Los renglones
horizontales son identificados con números (1, 2, 3, etc…) y las columnas
verticales son identificadas por letras del alfabeto (A, B, C, etc…).
Para columnas más allá
de la letra “Z”, las columnas se comienzan a identificar agregando una letra
más, por ejemplo, AA, AB, AC…
El punto de intersección
entre un renglón y una columna es una pequeña caja rectangular conocida como
“Celda”. Una celda es la unidad más básica para guardar datos en una hoja de
cálculo.
Debido a que las hojas
de cálculo contienen literalmente millones de estas celdas, a cada una se
le da una referencia de celda o dirección de celda para identificarla.
Una referencia de celda
es una combinación de la letra de la columna y el número del renglón como por
ejemplo A6, B28, AA83, etc.
Tipos de Datos, Fórmulas y Funciones
Los tipos de datos que
una celda puede contener son varios y básicamente son (aunque no se limita)
números, formulas, texto, fechas. Al igual que en las clases de matemáticas,
las formulas son usadas para hacer cálculos que usualmente involucran datos
contenidos en otras celdas.
Excel incluye un
numeroso catálogo de fórmulas que es usado para tareas comunes y que se conocen
como funciones.
Algunas de las funciones
más comunes en Excel son:
- Funciones de búsqueda y
Referencia: Buscar, BuscarH , BuscarV (Lookup, Hlookup, Vlookup por sus
nombre en inglés)
- Funciones Lógicas: No, O, Si, Y
(Not, Or, If, And)
- Funciones de Texto: Concatenar,
Derecha, Encontrar, Extrae, Hallar, Izquierda (Concatenate, Right, Find,
Mid, Search, Left)
- Funciones de Fecha y Hora: Ahora,
Año, Día, Hora, Hoy, Mes, Minuto, Segundo (Now, Year, Day, Hour, Today,
Month, Minute, Second)
- Funciones estadísticas: Contar,
Contar.si, Desvest.m, Max, Min, Mediana, Moda.uno, Promedio (Count,
Countif, Stdev.P, Max, Min, Median, Mode.sngl, Average)
- Funciones matemáticas y
trigonométricas: Abs, Aleatorio, Cos, Potencia, Raiz, Redondear, Seno,
Suma, Sumar.si (Abs, Rand, Cos, Power, Sqrt, Round, Sin, Sum, Sumif)
- Funciones Financieras:
Amortiz.lin, Int.Acum, Nper, Pago, Precio, Tasa, TIR (Amorlinc, Accrint,
Nper, Pmt, Price, Rate, IRR)
Operaciones con Datos Financieros
Las hojas de cálculo
generalmente se usan para guardar datos financieros, aunque como te comento,
Excel no se limita a finanzas solamente. Las fórmulas y funciones que son
usadas para trabajar con este tipo de datos generalmente incluyen:
- Realizar las operaciones
matemáticas básicas como sumar columnas y filas
- Encontrar valores como utilidad y
pérdida
- Calcular los planes
de reembolso de préstamos o hipotecas
- Calcular el interés acumulado en
algún punto de un préstamo
- Encontrar el promedio, máximo o
mínimo de un rango específico de valores de datos
- Creación de Macros gracias al
lenguaje de programación VBA Excel (Visual Basic forApplications), para la
automatización de tareas.
Otros Usos Comunes
Otros usos comunes para
los que Microsoft Excel puede ser usado incluyen:
- Graficar o representar datos para
ayudar a los usuarios a identificar tendencias de datos
- Ordenar y filtrar datos para
obtener información específica
- Analizar datos estadísticos de
una muestra o población
- Importación o exportación de
datos desde o hacia una base de datos
La información obtenida
en una hoja de cálculo puede incorporarse fácilmente en presentaciones
electrónicas, páginas web o imprimirse en la forma de un informe.
¿Cuáles son las extensiones de Archivo utilizadas en Excel?
A lo largo de la
historia de Excel, han surgido bastantes extensiones de archivo, incluso
algunas que ya ni si quiera existen.
A la fecha de escribir
este artículo, las extensiones más comunes de Microsoft Excel son las
siguientes:
- .XLSX – Excel Workbook. La
extensión por default de Excel y relativa a los formatos de libros de
trabajo (Workbooks)
- .XLSM – Excel Macro. Lo mismo que
la extensión de Libro de Trabajo pero con soporte de Macros
- .XLSB – Excel Binary. Igual que
la extensión con soporte de Macros pero guardando la información en forma
binaria para abrir y guardar documentos más rapido.
- .XLTM – Excel Macro-Template. Un
documento de plantilla que forma la base para Libros de Trabajo actuales
con soporte de Macros
- .XLAM – Excel Add-in. Los
“Add-in” para Excel sirven para añadir herramientas y funcionalidades
extras.
Historial de Versiones de Microsoft Excel
- Excel 2.0 (1987)
- Excel 3.0 (1990)
- Excel 4.0 (1992) –
Incluida en Microsoft Office 3.0
- Excel 5.0 (1993) –
Incluida en Microsoft Office 4.0
- Excel 95 (1995)
– Incluida en Microsoft Office 95
Usos prácticos de Excel en
la vida cotidiana
La utilidad e importancia de
Excel
Excel es un programa
desarrollado y soportado por Microsoft y está catalogado como un software de
hoja de cálculo. Este programa se distribuye tanto para la plataforma Windows
como para la plataforma Mac OS. Una hoja de cálculo Por definición, las hojas
de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas que
se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede
contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos y también fórmulas.
Ventajas de una hoja de cálculo
Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan
los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla
y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de
datos numéricos.
Un beneficio al utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar
o corregir cualquiera de los datos numéricos y las operaciones se recalculan
automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las fórmulas.
Esto ha sido siempre de grande beneficio para los departamentos de finanzas en
las empresas, razón por la cual muchos creen que Excel es una aplicación para
los departamentos de contabilidad sin embargo existen muchos beneficios de la
herramienta que son útiles para cualquier tipo de industria.
Funciones de Excel
Aunque las hojas de cálculo iniciaron ayudando en las operaciones
aritméticas más básicas poco a poco se fueron integrando más funciones a la
herramienta que nos ayudaran a ejecutar cálculos sobre los datos.
Conforme Excel crecía la incorporación de nuevas funciones fue
inevitable y fue tan grande que se hizo necesario asignar una categoría a cada
función como fueron las funciones financieras, estadísticas, matemáticas y
trigonométricas entre otras. Con el paso del tiempo Excel fue incrementado
el número de funciones hasta que hoy en día, en la versión de Excel 2010,
existen más de 350 funciones a nuestra disposición.
Llegar a dominar todas las funciones de Excel puede resultar una tarea
demandante, aunque en realidad muy pocas personas necesitan utilizar todas las
funciones de Excel de manera cotidiana ya que de acuerdo al giro de la empresa
donde laboran e incluso de acuerdo al tipo de posición o rol que se tenga
dentro de la compañía será el grupo de funciones de Excel que utilizarán con
mayor frecuencia.
Gráficos de Excel
Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la
creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y entenderlos
fácilmente.
Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos alguno
que nos ayude a representar adecuadamente la información. De esta manera podemos
crear una gran cantidad de reportes que nos ayudan a transmitir adecuadamente a
otras personas el significado de la información.
Tablas dinámicas de Excel
Aunque una imagen nos ayuda a entender la información, una vez generada
permanece estática. Es por eso que Excel facilita el análisis profundo y
detallado de la información a través de las tablas dinámicas.
Una tabla dinámica no es más que un reporte extremadamente flexible que
nos da la oportunidad de modificarlo en base a diferentes variables. Es como si
pudieras hacer cualquier pregunta a Excel sobre los datos y obtuvieras la
respuesta adecuada en pantalla.
Y por si fuera poco, Excel nos permite automatizar aquellas acciones que
ejecutamos sobre nuestros datos cotidianamente ahorrándonos así mucho tiempo.
Esto se logra a través de un lenguaje de programación conocido como VBA el cual
nos permite manipular Excel y lograr ciertas cosas que no se podrían hacer con
los comandos disponibles en la interfaz gráfica.
